Immatriculation des copropriétés

La loi Alur de 2014 a rendu obligatoire l’immatriculation au registre des copropriétés. Mais comment savoir si votre copropriété est bien enregistrée ?
Rien de plus simple ! Il suffit de consulter l’annuaire des copropriétés. Vous indiquez l’adresse de votre copropriété et vous verrez alors toutes les copropriétés immatriculées.
Toute copropriété créée à partir du 1er janvier 2017 est immatriculée par un notaire. Pour les copropriétés, créées avant cette date, l’obligation d’immatriculation est effective depuis le 1er janvier 2019.
Généralement, c’est le syndic de copropriété qui est responsable de l’immatriculation et des mises à jour auprès du registre des copropriétés.

Lien vers le site de consultation du registre des copropriété : lien vers le site de consultation du registre des copropriétés

Une fois que la copropriété est immatriculée au registre des copropriétés, une mise à jour annuelle est obligatoire.
Cette mise à jour obligatoire concerne les comptes du précédent exercice comptable approuvés lors de l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.
Des mises à jour volontaires sont également possibles, en cas d’évolutions au sein de la copropriété, comme le recrutement d’un nouveau gardien, l’installation d’un ascenseur, etc.

Si vous faites appel à un syndic professionnel, vous n’avez pas à vous soucier de la mise à jour du registre.

Si votre copropriété fait appel à un syndic bénévole, voici la marche à suivre pour la mise à jour annuelle de la fiche de votre copropriété :

connectez-vous sur le registre des copropriétés ;
cliquez sur « mon compte » et identifiez-vous ;
dans votre espace personnel, cliquez sur l’onglet « gérer mes copropriétés » ;
recherchez votre copropriété et cliquez sur le petit engrenage situé à gauche, un menu déroulant apparaît ;
cliquez sur « Mise à jour annuelle ».

Comme évoqué précédemment, cette mise à jour annuelle du registre de copropriété vous permet de valider le dernier exercice clos. Vous devrez renseigner les informations suivantes :
date de début de l’exercice comptable ;
date de clôture des comptes ;
date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
charges sur opérations courantes de l’exercice clos ;
charges pour travaux et opérations exceptionnelles de l’exercice clos ;
montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres ;
montant des impayés par les copropriétaires ;
nombre de copropriétaires en situation d’impayés ;
montant du fonds de travaux ;
présence d’un gardien ou autre personnel.

Une fois les renseignements validés, un bandeau vert vous confirmera la prise en compte de la mise à jour. Vous recevrez un e-mail de confirmation comprenant une attestation de mise à jour avec une fiche récapitulative des données déclarées.

Si vous avez décidé de changer de syndic lors de la dernière assemblée générale de votre copropriété, il revient au syndic sortant d’effectuer les démarches auprès du registre des copropriétés. C’est lui qui doit procéder au changement de syndic et indiquer l’identité du nouveau syndic de copropriété.

À l’expiration du mandat, le syndic dispose d’un délai de soixante jours pour effectuer cette déclaration de changement. 

Sur son espace personnel, le syndic sortant doit déclarer le « changement de représentant légal ». Il précise alors l’adresse e-mail du nouveau syndic (s’il s’agit d’un syndic non-professionnel) ou le numéro de Siret (s’il s’agit d’un syndic professionnel).

Le nouveau représentant légal reçoit alors par e-mail :

une invitation pour confirmer le rattachement à son compte (s’il est déjà inscrit au registre des copropriétés) ;
une invitation à s’inscrire au registre (si ce n’est pas encore le cas).

Le nouveau syndic de copropriété devra procéder à la saisie des informations de rattachement. Il devra notamment indiquer les dates de début et de fin de son mandat et fournir une pièce justificative (contrat de syndic ou procès-verbal de l’assemblée générale).

La copropriété sera rattachée au nouveau syndic après vérification des services du registre des copropriétés.